مدیریت فرآیندها (BPMS)
سازمان خود را بر اساس فرآیندها مدیریت کنید، نه افراد
در بسیاری از سازمانها، اجرای فرآیندها به دانش افراد، پیگیریهای دستی، ایمیلها، تماسها و فایلهای پراکنده وابسته است.
در چنین شرایطی با تغییر نیروها، رشد سازمان یا افزایش حجم عملیات، فرآیندها کند، غیرشفاف و پرهزینه میشوند.
راهکار مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPMS) نوژان به سازمانها کمک میکند فرآیندهای خود را طراحی، اجرا، کنترل و بهینهسازی کنند و تمامی فعالیتها را در قالب گردشهای کاری استاندارد و قابل اندازهگیری مدیریت نمایند.
آیا با این چالشها مواجه هستید؟
- فرآیندها به افراد وابسته هستند.
- پیگیری درخواستها زمانبر است.
- وضعیت کارها بهصورت لحظهای مشخص نیست.
- تأخیرها پس از وقوع شناسایی میشوند.
- اطلاعات در ایمیلها و مکاتبات پراکنده است.
- امکان اندازهگیری عملکرد فرآیندها وجود ندارد.
- تغییر فرآیندها زمانبر و پرهزینه است.
BPMS چیست؟
BPMS یا سیستم مدیریت فرآیندهای کسبوکار بستری است که به سازمانها امکان میدهد:
- فرآیندهای خود را طراحی کنند.
- قوانین اجرایی را تعریف نمایند.
- گردش کارها را مکانیزه کنند.
- عملکرد فرآیندها را پایش نمایند.
- فرآیندها را بهبود دهند.
در نتیجه سازمان میتواند فعالیتهای خود را بهصورت استاندارد، شفاف و قابل اندازهگیری اجرا کند.
فراتر از اتوماسیون اداری
بسیاری از سازمانها اتوماسیون اداری را با مدیریت فرآیند اشتباه میگیرند.
اما این دو راهکار اهداف متفاوتی دارند.
ویژگی | اتوماسیون اداری سنتی | BPMS نوژان |
نحوه ارجاع | دستی و وابسته به افراد | خودکار و مبتنی بر فرآیند |
اطلاعات | پارافها و مکاتبات متنی | دادههای ساختاریافته |
گزارشگیری | محدود | تحلیلی و مدیریتی |
کنترل زمان | پیگیری دستی | هشدار و پایش خودکار |
انعطافپذیری | محدود | بسیار بالا |
شاخصهای عملکرد | محدود | KPI محور |
یکپارچگی با ERP | معمولاً ندارد | یکپارچه |
BPMS نوژان تنها مسیر گردش کار را مشخص نمیکند؛ بلکه اجرای صحیح فرآیند را تضمین میکند.
مزایای کلیدی برای مدیران
حذف وابستگی به افراد
دانش اجرایی سازمان در فرآیندها ذخیره میشود، نه در ذهن کارکنان.
افزایش سرعت عملیات
درخواستها و فعالیتها بدون پیگیری دستی در مسیر صحیح هدایت میشوند.
شفافیت کامل
وضعیت تمامی فرآیندها در هر لحظه قابل مشاهده است.
کنترل زمان انجام کارها
شناسایی گلوگاهها و تأخیرها پیش از تبدیل شدن به مشکل.
بهبود مستمر
اندازهگیری عملکرد فرآیندها و بهینهسازی مستمر آنها.
فرآیندساز (Process Designer)
طراحی فرآیند بدون پیچیدگی
نوژان امکان طراحی فرآیندهای سازمانی را از طریق فرآیندساز پارامتریک فراهم میکند.
قابلیتها
- طراحی گرافیکی فرآیندها
- تعریف مراحل فرآیند
- تعریف قوانین کسبوکار
- تعریف مسئولیتها
- طراحی مسیرهای تصمیمگیری
سازمان میتواند فرآیندهای خود را بدون وابستگی به توسعه نرمافزار پیادهسازی کند.
فرمساز (Form Builder)
ساخت فرمهای سازمانی بدون برنامهنویسی
فرمها یکی از اجزای اصلی فرآیندها هستند.
فرمساز نوژان امکان ایجاد فرمهای مورد نیاز سازمان را بهصورت پارامتریک فراهم میکند.
قابلیتها
- طراحی فرمهای اختصاصی
- اعتبارسنجی اطلاعات
- فیلدهای محاسباتی
- اتصال به فرآیندها
- اتصال به سایر سیستمها
موتور قوانین کسبوکار
اجرای خودکار سیاستهای سازمان
سازمانها قوانین متعددی دارند:
- سقف اختیارات
- قوانین بودجه
- قوانین خرید
- فرآیندهای منابع انسانی
- رویههای اجرایی
نوژان امکان تعریف و اجرای این قوانین را بهصورت خودکار فراهم میکند.
در نتیجه اجرای فرآیندها از سلیقه افراد مستقل میشود.
کارتابل جامع سازمانی
همه وظایف در یک نقطه
کاربران تمامی فعالیتهای خود را از طریق یک کارتابل واحد مشاهده میکنند.
مزایا:
- کاهش سردرگمی کاربران
- دسترسی سریع به وظایف
- اولویتبندی فعالیتها
- مدیریت حجم کار
مدیریت SLA و کنترل زمان
هیچ فرآیندی از دید مدیران پنهان نمیماند
BPMS نوژان امکان تعریف:
- زمان استاندارد انجام کار
- هشدار تأخیر
- زمانبندی فعالیتها
- SLA فرآیندها
را فراهم میکند.
در نتیجه گلوگاهها و نقاط ضعف سازمان بهسرعت شناسایی میشوند.
داشبوردها و KPIهای مدیریتی
اندازهگیری عملکرد فرآیندها
آنچه قابل اندازهگیری نباشد، قابل بهبود نیست.
مدیران میتوانند عملکرد فرآیندها را از طریق شاخصهایی مانند:
- زمان متوسط انجام فرآیند
- تعداد درخواستها
- نرخ تأخیر
- گلوگاههای سازمان
- عملکرد واحدها
یکپارچگی کامل با ERP نوژان
نقطه تمایز اصلی BPMS نوژان در یکپارچگی آن با ERP است.
فرآیندها میتوانند مستقیماً با:
- حسابداری مالی
- خزانهداری
- خرید و تدارکات
- فروش و صورتحساب
- انبار و لجستیک
- تولید
- بودجه و مدیریت هزینه
در ارتباط باشند.
در نتیجه فرآیندها فقط گردش کار نیستند؛ بلکه عملیات واقعی سازمان را هدایت میکنند.
نمونه فرآیندهای قابل پیادهسازی
مالی
- درخواست پرداخت
- تنخواه
- بودجه
- تسویه حساب
تدارکات
- درخواست خرید
- استعلام بها
- انتخاب تأمینکننده
منابع انسانی
- مرخصی
- مأموریت
- استخدام
- ارزیابی عملکرد
تولید
- درخواست مواد
- تغییر برنامه تولید
- کنترل کیفیت
مدیریتی
- مصوبات
- سرمایهگذاری
مدیریت پروژهها
چرا BPMS نوژان؟
- فرآیندساز پارامتریک
- فرمساز بدون برنامهنویسی
- موتور قوانین کسبوکار
- کارتابل جامع سازمانی
- KPI و داشبوردهای مدیریتی
- SLA و هشدارهای هوشمند
- یکپارچگی کامل با ERP
- کاملاً تحت وب
- موبایلمحور
- بیش از ۱۸ سال تجربه در پروژههای سازمانی
مناسب برای سازمانهایی که به دنبال تحول دیجیتال هستند
این راهکار بهویژه برای:
- هلدینگها
- شرکتهای تولیدی
- شرکتهای خدماتی
- شرکتهای پیمانکاری
- سازمانهای دارای فرآیندهای پیچیده
طراحی شده است.
