خرید و تدارکات
از درخواست خرید تا تامین محصول در یک فرآیند کنترل شده
در بسیاری از سازمانها، فرآیند خرید تنها زمانی مورد توجه قرار میگیرد که کالا یا خدمت مورد نیاز تأمین نشده باشد یا هزینهها از کنترل خارج شوند.
در حالی که بخش مهمی از سودآوری، انضباط مالی و بهرهوری سازمان از نحوه مدیریت فرآیندهای خرید و تأمین آغاز میشود.
نرم افزار خرید و تدارکات نوژان با یکپارچهسازی درخواستها، تأمینکنندگان، بودجه، گردش کار و سیستمهای مالی، امکان مدیریت کامل فرآیند تأمین را از مرحله نیازسنجی تا تحویل و تسویه فراهم میکند.
نتیجه این یکپارچگی، افزایش شفافیت، کنترل هزینهها و کاهش ریسکهای عملیاتی است.
آیا با این چالشها مواجه هستید؟
- درخواستهای خرید خارج از فرآیندهای مصوب ثبت میشوند.
- کنترل هزینهها قبل از خرید امکانپذیر نیست.
- پیگیری وضعیت درخواستها زمانبر است.
- فرآیند تأیید خرید وابسته به افراد و مکاتبات متعدد است.
- اطلاعات تأمینکنندگان در سیستمهای مختلف پراکنده است.
- خریدها بدون بررسی وضعیت بودجه انجام میشوند.
- تهیه گزارشهای مدیریتی خرید دشوار است.
اگر این چالشها برای سازمان شما آشناست، راهکار خرید و تدارکات نوژان میتواند فرآیند تأمین را به یک فرآیند شفاف، کنترلشده و قابل اندازهگیری تبدیل کند.
خرید؛ فراتر از ثبت درخواست
در بسیاری از نرم افزارها، خرید تنها شامل ثبت درخواست و صدور سفارش است.
اما در راهکار نوژان، خرید بخشی از یک فرآیند سازمانی یکپارچه محسوب میشود.
درخواست خرید میتواند بر اساس:
- ساختار سازمانی
- آییننامه معاملات
- سطح اختیارات
- بودجه مصوب
- فرآیندهای تأیید
کنترل و هدایت شود.
به این ترتیب سازمان پیش از ایجاد تعهد مالی، کنترل کاملی بر فرآیند تأمین خواهد داشت.
مزایای کلیدی برای مدیران مالی و تدارکات
افزایش شفافیت خریدها
تمامی مراحل خرید از درخواست تا تحویل کالا قابل ردیابی است.
کنترل هزینهها پیش از وقوع
بررسی وضعیت بودجه قبل از تأیید خرید.
اجرای سیاستهای سازمانی
اعمال آییننامه معاملات و فرآیندهای تأیید بهصورت سیستمی.
کاهش زمان تأمین
حذف گردشهای دستی و تسریع فرآیندهای تصمیمگیری.
کاهش ریسکهای عملیاتی
ثبت کامل سوابق و کنترل فرآیندها در تمامی مراحل.
قابلیتهای کلیدی نرم افزار خرید و تدارکات
مدیریت درخواست خرید
- ثبت درخواست خرید
- دستهبندی درخواستها
- مدیریت اولویتها
- پیگیری وضعیت درخواستها
فرآیندهای تأیید
- تعریف سطوح تأیید
- گردش کار مبتنی بر BPMS
- کنترل اختیارات
- ثبت سوابق تصمیمات
مدیریت تأمینکنندگان
- بانک اطلاعات تأمینکنندگان
- ارزیابی عملکرد تأمینکنندگان
- رتبهبندی تأمینکنندگان
- سوابق همکاری
استعلام و مقایسه پیشنهادها
- دریافت استعلام بها
- مقایسه پیشنهادها
- انتخاب تأمینکننده
- مستندسازی فرآیند انتخاب
سفارش خرید
- صدور سفارش خرید
- مدیریت تعهدات
- پیگیری وضعیت سفارشها
- کنترل زمان تحویل
مدیریت پیمانکاران
- ثبت اطلاعات پیمانکاران
- مدیریت قراردادها
- کنترل تعهدات
- ارتباط با سیستمهای مالی
خرید مبتنی بر بودجه
یکی از مهمترین مزایای راهکار نوژان، ارتباط مستقیم با سیستم بودجه و مدیریت هزینه است.
در زمان ثبت درخواست خرید:
- وضعیت بودجه بررسی میشود.
- اعتبار قابل استفاده کنترل میگردد.
- امکان رزرو یا فریز بودجه وجود دارد.
- هزینههای خارج از سقف مجاز شناسایی میشوند.
این قابلیت به سازمان کمک میکند هزینهها را پیش از وقوع مدیریت کند.
خرید فرآیندمحور با BPMS
راهکار خرید نوژان به موتور مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPMS) متصل است.
به همین دلیل سازمان میتواند:
- فرآیندهای اختصاصی خود را طراحی کند.
- آییننامه معاملات را در سیستم پیادهسازی نماید.
- گردشهای تأیید را مکانیزه کند.
- هشدارها و زمانبندیها را کنترل نماید.
در نتیجه فرآیند خرید از وابستگی به افراد خارج شده و به یک فرآیند استاندارد سازمانی تبدیل میشود.
گزارشها و داشبوردهای مدیریتی
دسترسی سریع به اطلاعات خرید و تأمین:
- درخواستهای در جریان
- وضعیت سفارشهای خرید
- عملکرد تأمینکنندگان
- خریدهای انجامشده
- تعهدات مالی
- وضعیت بودجه خرید
- زمان تأمین کالا
یکپارچه با سایر راهکارهای نوژان
نرم افزار خرید و تدارکات با سایر راهکارهای سازمانی نوژان یکپارچه است:
- بودجه و مدیریت هزینه
- حسابداری مالی
- خزانهداری
- انبار و لجستیک
- تولید
- BPMS
- فروش و برنامهریزی
این یکپارچگی باعث میشود اطلاعات بدون ورود مجدد میان واحدهای مختلف سازمان جریان پیدا کند.
چرا خرید و تدارکات نوژان؟
- خرید مبتنی بر فرآیند و آییننامه معاملات
- کنترل بودجه پیش از خرید
- مدیریت پیمانکاران و تأمینکنندگان
- اتصال کامل به BPMS
- صدور خودکار اسناد مالی
- یکپارچگی کامل با ERP سازمان
- داشبوردهای مدیریتی و هوش تجاری
بیش از ۱۸ سال تجربه در پروژههای سازمانی
مناسب برای سازمانهایی که به دنبال کنترل واقعی تأمین هستند
این راهکار بهویژه برای:
- شرکتهای تولیدی
- هلدینگها
- سازمانهای پروژهمحور
- شرکتهای پیمانکاری
- شرکتهای بازرگانی بزرگ
طراحی شده است؛ سازمانهایی که مدیریت هزینه، کنترل فرآیندها و شفافیت خرید برای آنها اهمیت حیاتی دارد.
